地震监测建设项目档案与一般的科技项目档案相比，管理难度更大。地震监测项目工程通常点多、面广、建设周期长，涵盖多学科知识专业性强的特点，文件具有较强的专业性。对于档案管理人员而言需要具备较强的专业素养，需要对专业性文件、图纸进行鉴别，保证档案资料结构清晰，为档案的完整收集和高效利用奠定基础。

在项目建设过程中，建设单位与参建各方之间文件材料接口关系多、人员变动大、管理水平不一、时间紧、不易控制，形成的大量管理文件、技术文件、施工文件、财务文件、监理文件、验收文件等又不是独立存在，而是拥有较强的关联性，项目档案系统性强^[5]。

地震监测项目档案管理的效果会影响地震监测技术的应用水平和管理效果，做好材料收集、整理以及归档工作，维护地震监测工程项目档案的准确性和完整性，可以为工程建设的顺利开展提供更加可靠的信息支持和材料佐证，保证地震监测项目质量。不仅如此，项目档案还在项目建成以后的监测日常运行、维护、管理，以及监测加密提升、改扩建工程中发挥着重要作用，是十分重要的地震监测基础资料。

由于思想认识、管理措施不到位等原因，项目档案日常管理制度和考核制度往往缺乏科学性、规范性和可操作性，并未根据本单位项目建设的实际情况建立，导致档案管理难以达到理想效果^[6]。项目负责人、管理人员对档案工作的重视程度不够，在项目建设过程中未能发挥对档案管理的统筹安排作用。项目实施管理部门和档案管理部门沟通不及时，档案人员难以掌握建设施工现场实际情况，项目实施人员难以准确把握项目档案的收集范围，容易造成归档责任不够明晰，职责不清，工作不到位，项目实施过程中产生的档案资料收集不及时、不完整。

图1 项目档案的形成过程Fig.1 Formation process of project archives

以国家地震烈度与预警工程项目单位工程为例，建设单位在项目正式启动之前设置项目领导小组、项目实施管理办公室、专家团队、项目工程实施团队、档案管理组、会计、审计等机构人员组成。项目实施周期长达5年，档案材料的产生除了涵盖建设单位内部的多个部门，如监测预报与科技处、规划财务处、地震台、信息中心、财务与国有资产管理中心、监测中心站、一般站等，还覆盖参与项目建设的设计单位、施工单位、仪器厂家、监理单位等，就这造成了档案工作过程中，各部门难以通力沟通合作，以致档案管理费时费力、效率低下、效果欠佳，如何更为科学有效地进行档案管理成为一个难题。

立足新的发展时期，档案信息化建设成为趋势和要求。现阶段，大多数建设单位在项目资料形成时，缺少电子文档收集存档的意识，文档存档时，大量项目资料并未扫描，造成档案数字化工作量巨大，电子文件收集困难。地震系统档案信息化还不能够实现“实时在线归档”，项目档案仍沿用纸质档案收集整理归档模式，对电子文件和数码照片的收集整理归档不能做到及时高效，无法开展文件的“实时、在线查询利用”。档案信息化的程度跟不上地震观测技术系统信息化的步伐^[7]。

档案工作人员作为档案工作的管理者和实施主体，是档案工作关键要素，其档案专业素质直接决定着档案工作的效率和效果。档案工作虽然是一项基础性的管理工作，但同时也是一项专业性很强的工作，项目档案人员除了需要具备档案专业知识的同时，还必须具备项目管理相关专业知识和地震行业知识。根据相关调研发现，总体上，现阶段地震系统档案人员的档案意识还不强，知识水平仍不高，知识结构也不够合理，缺乏具备档案学、信息技术专业知识背景的人才，这就导致部分档案人员认为档案工作是被动档案收集、档案保管，导致档案人员不能深度参与到项目中，难以对项目档案全面了解把握，另外，部分档案人员创新能力和开拓能力也存在明显不足。

各建设单位需进一步强化组织领导，完善档案管理工作制度。提高对档案统筹管理工作重要性的认识，进一步提高管理人员、项目实施人员的档案管理渗透意识，在日常管理中结合档案管理，充分发挥档案人员从项目立项设计、实施建设到竣工验收全过程的重要参与作用。依据国家基本建设相关法律法规、建设项目档案管理规范、国家重大建设项目档案工作的相关文件，结合单位工程实际情况，对档案管理制度加以完善。明确归档范畴、内容及目标，制定档案年度、月度工作计划，推行“归档首问负责制”、“档案工作领导责任制”和“档案工作人员岗位责任制”，明确归档问责机制，明确档案人员的职责，确保档案管理质量。

除此之外，我们认为应进一步丰富档案管理工作内涵，可将“参与式档案管理”^[8]工作模式的概念引入地震监测项目档案管理，对内有效完善建设单位内部档案管理体制和机制进行责任分担，对外坚持合同约束，强化对档案收集归档和形成的质量控制，将档案组和档案参与员作为档案工作的整体通盘考虑。各部门各单位指定“档案参与员”，明确细化工作职责分工，档案参与员主要负责跟踪收集本部门本单位在项目实施管理过程中形成的档案，档案组承担“把关者”和“指导者”的角色，对“档案参与员”产生和提供的档案内容与质量进行把控，并对档案参与员进行具体指导，这就有效避免了各部门沟通不畅、文件材料接口关系多、档案组工作覆盖面有限等问题，大大提升了档案工作的科学性和有效性，以国家地震烈度速报与预警工程为例，参与式档案管理工作流程、注意事项和归档范围如图2。

图2 参与式档案管理工作流程Fig.2 The workflow of participatory archives management

档案管理是一项兼具专业性和实践性的工作，需要档案人员具备过硬的业务知识和较强的学习能力。为保证项目管理办法、实施细则的顺利执行，我们认为应大力推进“项目实施、档案先行”的管理理念，在项目正式实施前，组织项目档案管理专题培训班，对外部单位、内部单位档案员和档案参与员，开展集中培训，宣贯档案法规标准，档案科技与信息化建设，档案安全管理，档案工作基础知识，档案学基础等档案专业知识，同时明确项目实施内容、工程进度计划、项目管理办法、档案管理实施细则、项目档案各阶段工作要求等，重点就如何按照项目实施进程进行实时、准实时收集，有针对性把握好档案材料的完整程度等做具有针对性和系统性的培训。以此提升档案人员的业务素质和履行档案工作的能力。

对于档案人员自身，既要系统学习档案学专业知识，提高档案管理的理论水平，同时又要熟悉项目建设专业知识、工作流程，深入现场进行及时指导，积累项目档案管理实践经验，确保档案如实地反映项目建设的全过程，实现项目档案管理与项目建设同步进行。同时需要提高自身对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理能力，使项目档案加以有效的利用，体现其社会和经济价值，使项目档案发挥更大的作用。

随着信息化进程不断加快，项目工程建设实现全过程信息化、流程信息化已成为项目建设管理中日益发展的技术需要。2021年1月1日新修订实施的《中华人名共和国档案法》，国家对档案信息化建设也提出了明确要求，“将档案信息化纳入信息化发展规划”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。新修订的法律条文为今后的档案工作的发展趋势指明了方向，提出了新的要求。

国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。根据地震监测台网项目进展过程要求建立项目档案管理系统，开发一套基于地震监测台网建设项目档案业务流程电子化系统，实现从项目档案资源生成、传输到储存工作，开发档案信息利用的平台，覆盖档案全流程的业务功能，包括档案接收、分类、鉴定、预归档、查阅利用等功能模块，实现项目建设各个阶段不同业务处理的电子化，文档数据、信息处理自动化、规范化，从而更加快捷、准确、全面地提供项目全流程信息，真正做到地震监测项目的全程动态管理和实时控制^[9-10]。

2020年6月，新修订《中华人民共和国档案法》正式颁布，对我国档案管理法制化、现代化提出了全新的要求。2021年6月，中办、国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，首次以两办名义印发我国档案事业发展五年规划。档案工作政治站位不断提高。利用网站、微博、微信公众号和档案管理系统等宣传平台媒介，结合“国际档案日”、“全国法制宣传日”等契机，将档案的法律法规制度、档案实施细则充分地呈现在管理人员和业务人员面前，拓展档案法律法规的宣传贯彻的广度、深度和频度，更好地增强“为过去负责，为现在记录，为未来启示”的理念和意识。创新工作理念，用更具生动形象，更接地气又深入人心的短视频方式把枯燥的制度条文“说”出来。

本文认为拓宽服务方式，要在根本上改变传统档案服务在时空上的局限性，重塑档案工作者与用户之间的关系，体现在具体办法上，可以以用户为导向创建“菜单式”服务模式，通过企业微信号实现档案需求和供应，档案员通过公众号推送档案目录清单，以及档案月报、年报等，使潜在的档案使用人员及时了解档案状况及更新情况，准实时关注到可能需要借阅的档案，以此加强档案的使用效率，提升档案服务能力。